Wenn eine Schlüsselperson geht, muss mehr als Wissen übertragen werden.
Typische Anlässe
Wissenssicherung ist kein Glücksspiel.
Es ist ein Prozess. Und Prozesse kann man steuern.
Das KLAR-Vorgehensmodell
Aus meiner Erfahrung wird das Thema Wissenssicherung häufig aufgeschoben. Nicht aus Ignoranz, sondern weil im Alltag die Zeit oder ein klarer, pragmatischer Ansatz fehlt. In einem klar strukturierten, praxiserprobten Vorgehen mache ich kritisches Wissen und Risiken rund um Schlüsselpersonen sichtbar.
KLAR, was Sie davon haben.
K⇒ Kern: Kritisches Wissen sichtbar gemacht
Sie wissen, welches Wissen für die Handlungsfähigkeit wirklich entscheidend ist.
L ⇒ Lagebild: Wissen im Arbeitskontext eingeordnet
Zentrale Wissensfelder, relevante Aufgaben, Zusammenhänge und Abhängigkeiten werden in ihrem Zusammenspiel sichtbar.
A ⇒ Analyse: Risiken und Handlungsbedarf erkannt
Kritische Wissensmonopole, Engpässe und Verlustrisiken werden benannt und nachvollziehbar bewertet.
R ⇒ Roadmap: Vorgehen zur Wissenssicherung entwickelt
Abgestimmt auf die beteiligten Personen, den Unternehmenskontext und das zu sichernde Wissen werden geeignete Maßnahmen und Initiativen entwickelt und priorisiert. Je nach Ausgangslage und Zielsetzung entsteht daraus ein konkreter Transferplan, eine fundierte Entscheidungsgrundlage oder eine Kombination aus beidem.
+1: Optionale Begleitung auf Wunsch begleite ich die Umsetzung – damit aus Planung konkretes Handeln wird und Hindernisse frühzeitig adressiert werden.
In 5+1 Schritten zum Ziel
„Wir wollten eigentlich nur einen professionellen Wissenstransfer für die Nachfolge.
Im Projekt wurde sichtbar, dass es um mehr geht als die Weitergabe von Wissen. Jetzt wissen wir nicht nur, welches Wissen gesichert werden muss, sondern auch, wo Abhängigkeiten und organisatorischer Handlungsbedarf bestehen.
Damit können wir das Team und die Nachfolge wesentlich gezielter vorbereiten.“
Geschäftsführer eines Produktionsunternehmens
Zwei Ausgangslagen. Ein klares Vorgehen.
Steht die Schlüsselperson mit ihrem über Jahre gewachsenen Erfahrungswissen im Mittelpunkt, braucht es zunächst Klärung. Steht eine konkrete Aufgabe, Rolle oder Verantwortung im Mittelpunkt, kann der Wissenstransfer gezielt geplant werden.
Kritisches Wissen systematisch erschließen
Analyse- und Klärungsprojekt: Im Mittelpunkt steht Erfahrungswissen, das eng mit der Person, konkreten Situationen und gewachsenen Zusammenhängen verbunden ist.
Es ist nicht ausreichend klar, welches Wissen für die Handlungsfähigkeit entscheidend ist, in welchen Situationen es sichtbar wird und wie es gesichert werden kann.
Dieses Format passt, wenn
- die Schlüsselperson über viele Jahre Erfahrungs- und Kontextwissen aus unterschiedlichen Rollen oder Bereichen gebündelt hat,
- weder ein klar umrissener Übergabeumfang noch ein einzelner Wissensempfänger feststeht,
- ihr Wissen künftig von mehreren Personen oder Fachbereichen benötigt wird,
- sie ihr kritisches Wissen selbst nur schwer vollständig benennen kann
Wissen gezielt übertragen
Strukturierter Wissenstransfer: Das zu übertragende Wissen kann konkreten Aufgaben, Rollen oder Verantwortungsbereichen zugeordnet werden.
Gemeinsam mit der Schlüsselperson – und, sofern bereits benannt, der Nachfolge – konkretisiere und priorisiere ich das zu sichernde Wissen. Daraus entsteht ein konkreter Transferplan.
Dieses Format passt, wenn
- eine klar umrissene Position, Aufgabe oder Verantwortung übergeben werden soll,
- die Nachfolge bereits benannt ist und gezielt auf die Übernahme vorbereitet werden soll,
- oder bis zur Nachbesetzung kritische Aufgaben und Verantwortlichkeiten vorübergehend abgesichert werden müssen.
Wie sieht das Vorgehen konkret aus?
Sie erhalten
- eine Aufgaben- und Wissenslandkarte als strukturiertes Lagebild,
- eine systematische Analyse der kritischen Wissensfelder, Entscheidungslogiken, Zusammenhänge, Abhängigkeiten und Verlustrisiken,
- priorisierte Handlungsfelder sowie konkret entwickelte Initiativen und Maßnahmen zur Wissenssicherung,
- eine fundierte Entscheidungsgrundlage mit Empfehlungen für das weitere Vorgehen.
Das Klärungsprojekt schafft die inhaltliche und organisatorische Grundlage für eine gezielte Wissenssicherung.
Es zeigt nicht nur, welches Wissen kritisch ist, sondern auch, wo es wirksam wird, welche Risiken und Abhängigkeiten bestehen sowie mit welchen Initiativen und Maßnahmen es sichtbar und für andere nutzbar gemacht werden kann.
So gehe ich vor
In strukturierten Tiefeninterviews und Workshops führe ich die Perspektiven der Schlüsselperson, der Personen, die dieses Wissen künftig benötigen, relevanter Fachbereiche sowie der Auftraggebenden zusammen. Dabei klären wir:
- Was erlebt die Schlüsselperson selbst als besonders relevant?
- Welches Wissen benötigen andere künftig für ihre Aufgaben und Entscheidungen?
- Wo entstehen heute Unsicherheiten, Rückfragen oder Abhängigkeiten?
- In welchen Aufgaben, Entscheidungen und Sonderfällen wird kritisches Wissen sichtbar?
Aus den Erkenntnissen leite ich Wissensrisiken, Abhängigkeiten und Handlungsfelder ab. Gemeinsam mit den Beteiligten entwickle und priorisiere ich geeignete Initiativen und Maßnahmen. Ziel ist, kritisches Wissen sichtbar, verständlich und für andere nutzbar zu machen – solange die Schlüsselperson noch verfügbar ist.
Je nach Verfügbarkeit der Beteiligten dauert die Durchführung des Analyse- und Klärungsprojekts circa anderthalb bis zwei Monate.
Auf Wunsch begleite ich die Umsetzung – damit aus Planung konkretes Handeln wird und Hindernisse frühzeitig adressiert werden.
Sie erhalten
- eine strukturierte, umfassende Wissenslandkarte,
- eine Einschätzung der Wissensrisiken inklusive Abhängigkeiten und Wissensmonopolen,
- einen konkreten Transferplan.
Der Transferplan legt fest, welches Wissen an wen oder an welche Rolle, in welcher Form, Reihenfolge und bis wann übertragen werden soll.
So gehe ich vor
Je nach Ausgangslage beziehe ich die benannte Nachfolge, eine interimistisch verantwortliche Person oder weitere relevante Beteiligte ein. Gemeinsam klären wir:
- Welche Aufgaben und Wissensfelder sind für die künftige Übernahme entscheidend?
- Welche Wissenselemente sind besonders kritisch?
- Welche Abhängigkeiten und Risiken bestehen?
- Wer benötigt welches Wissen?
- In welcher Form, Reihenfolge und bis wann soll der Transfer erfolgen?
Idealerweise ist die Nachfolge bereits eingebunden. Ist sie noch nicht benannt, liegt der Fokus darauf, kritische Aufgaben zu identifizieren und interimsweise weiterzugeben. Zugleich hält der Transferplan fest, welches Wissen später gezielt übertragen werden muss.
Je nach Verfügbarkeit der Beteiligten können die Wissenslandkarte, die Risikoeinschätzung und der Transferplan innerhalb von zwei Wochen erarbeitet werden. Diese Ergebnisse bilden die Basis für die anschließende Umsetzung des Wissenstransfers.
Wie viel Vorlauf ist sinnvoll?
Wissenssicherung ist eine strategische Führungsaufgabe.
Bei planbaren Übergängen beginnt sie idealerweise frühzeitig. Wie viel Vorlauf im Einzelfall sinnvoll ist, hängt von der Ausgangslage ab.
Zeit bereits knapp? Trotzdem loslegen.
Klarheit über relevantes Wissen schaffen, konsequent priorisieren und zuerst die Wissensfelder zu sichern, deren Verlust die größten Folgen hätte. Auch wenn sich nicht mehr alles sichern lässt, können so wesentliche Risiken reduziert und die Handlungsfähigkeit geschützt werden.
Sie sind sich nicht sicher, was zu Ihrer Situation passt?
Das klären wir gerne gemeinsam im Gespräch.
Digitale Wissensnutzung und KI
Erst klären, dann digitalisieren.
Digitale Wissenssysteme und KI entfalten ihren Nutzen erst, wenn geklärt ist, welches Wissen wirklich relevant ist, in welchem Kontext es gilt und wer es wofür benötigt.
Meine Projekte schaffen dafür – abhängig von Ausgangslage und Umfang – eine belastbare inhaltliche Grundlage. So lässt sich fundiert entscheiden, was dokumentiert, in Abläufen verankert oder für ein Wissenssystem beziehungsweise eine KI-Anwendung aufbereitet werden soll. Unternehmen vermeiden damit, Zeit und Geld in die Digitalisierung von Wissen zu investieren, das später nicht verlässlich nutzbar ist.
Ich setze KI gerne gezielt dort ein, wo sie einen echten Mehrwert schafft und weder menschliches Urteilsvermögen noch persönliches Vertrauen erforderlich sind.
KI unterstützt mich dabei, Erkenntnisse zu strukturieren, Zusammenhänge sichtbar zu machen. Zu erkennen, was wirklich kritisch ist und worauf es im jeweiligen Unternehmen ankommt, braucht Erfahrung, Kontextverständnis und Urteilsvermögen – das kann kein Algorithmus verlässlich allein leisten.
Relevanz
Kontext
Verantwortlichkeiten
als Grundlage für
Digitale Wissensnutzung und KI
Gut gemachte Wissenssicherung wirkt auf allen Ebenen
Führung, Schlüsselperson, Nachfolge und Team profitieren auf unterschiedliche Weise – und werden dabei spürbar entlastet.
Sie profitieren von über 25 Jahren Erfahrung.
Wissenssicherung ist etwas sehr Persönliches.
Das erlebe ich in fast jedem Gespräch mit Wissensträgerinnen und Wissensträgern: Vieles von dem, was sie wissen, ist für sie so selbstverständlich, dass es erst beim Erzählen sichtbar wird. Dafür braucht es echtes Interesse, gute Fragen und Vertrauen.
Dieses persönliche Vertrauen zu schaffen ist eine Stärke von mir.
Vielleicht auch deshalb, weil ich Menschen mag und neugierig auf ihre Erfahrungen bin. Ich höre genau hin, frage nach und ordne, was zunächst selbstverständlich oder nebensächlich erscheint.
Was über Jahre aufgebaut wurde und für Entscheidungen, Abläufe und Wertschöpfung gebraucht wird, sollte nicht mit einer Person verschwinden.
Das ist mir ein starkes persönliches Anliegen.
Ich bin so aufgewachsen, dass Verschwendung keine Option ist.
Für mich gilt das auch für Wissen.
Auf gewohntem Terrain macht man gewöhnlich nur gewohnte Erfahrungen.
Und weil das so ist, erkunde ich zwischendurch neue Wege und komme gerne mit ganz unterschiedlichen Menschen ins Gespräch.
Diese Erfahrungen und Offenheit helfen mir auch in meiner Arbeit: aufmerksam zuzuhören, unterschiedliche Perspektiven zu verstehen und Zusammenhänge zu erkennen.
Projekterfahrung und Expertise
Meine Spezialisierung auf Wissenssicherung baut auf langjähriger Erfahrung in Organisationsentwicklung, Reorganisation, Change Management und digitaler Transformation auf. Schon in vielen früheren Projekten ging es darum, Wissen, Prozesse und Verantwortlichkeiten sichtbar zu machen, neu zu ordnen und dauerhaft nutzbar zu machen.
Fachliche Qualifikation
Geometrien der Veränderung
70 Modelle für Führung, Coaching und Change Management
Co-Autorin des Fachbuchs
Kontakt.
Ein erster Schritt genügt.
Rufen Sie mich gerne an oder schreiben mir – ich freue mich auf Ihre Nachricht und darauf, gemeinsam herauszufinden,
wie ich Sie unterstützen kann, kritisches Wissen sichtbar zu machen und zu sichern.
as:k
ANUSCHKA SCHWEIZER
Kritisches Wissen sichtbar machen.
Wissenssicherung für Schlüsselpersonen.
Mob +49 176 25197043 I as@as-k.me